Was ist ein Beratungsprotokoll?
Das Beratungsprotokoll – im Gesetz „Beratungsdokumentation" genannt – ist die schriftliche Zusammenfassung eines Beratungsgesprächs zwischen Versicherungsvermittler und Kunde. Es dokumentiert, welche Wünsche und Bedürfnisse der Kunde geäußert hat, welchen Rat der Vermittler erteilt hat und warum er genau dieses Produkt empfohlen hat.
Die Pflicht dazu ergibt sich aus § 61 VVG (Beratungs- und Dokumentationspflicht) und § 62 VVG (Zeitpunkt und Form). Sie geht auf die EU-Versicherungsvertriebsrichtlinie (IDD) zurück und gilt für Versicherungsvertreter ebenso wie für Versicherungsmakler.
Was muss dokumentiert werden?
Eine vollständige Beratungsdokumentation umfasst mindestens:
- Anlass der Beratung – z. B. Neuabschluss, Umdeckung, veränderte Lebenssituation
- Wünsche und Bedürfnisse des Kunden – inklusive der gestellten Fragen
- Erteilter Rat und die Begründung – warum genau dieses Produkt bzw. dieser Tarif
- Entscheidung des Kunden – auch wenn sie vom Rat abweicht
Die Dokumentation muss dem Kunden nach § 62 VVG vor Abschluss des Vertrags übermittelt werden – klar und verständlich, in Textform.
Häufige Fehler in der Praxis
In Vermittlerhaftungsfällen zeigen sich immer wieder dieselben Schwachstellen:
- Nachträglich erstellt: Das Protokoll wird Tage später aus dem Gedächtnis geschrieben – Details fehlen oder sind ungenau.
- Zu pauschal: Textbausteine ohne individuellen Bezug zum Kunden überzeugen im Streitfall nicht.
- Begründung fehlt: Die Empfehlung wird dokumentiert, aber nicht das Warum.
- Nicht übermittelt: Das Protokoll liegt in der Akte, wurde dem Kunden aber nie zugestellt.
- Nicht auffindbar: Im Haftungsfall lässt sich die Dokumentation Jahre später nicht mehr rekonstruieren.
So entsteht die Dokumentation automatisch
Der zuverlässigste Weg zu einer lückenlosen Dokumentation: Sie entsteht direkt im Gespräch – nicht danach. Moderne Systeme wie Upliso analysieren das Beratungsgespräch per KI und erstellen daraus automatisch einen Protokoll-Entwurf mit Anlass, besprochenen Sparten und Empfehlung samt Begründung.
Der Vermittler prüft den Entwurf, korrigiert bei Bedarf und gibt ihn frei. Das fertige Protokoll wird revisionssicher in der Kundenakte abgelegt und kann dem Kunden direkt übermittelt werden. So wird aus der lästigen Pflicht ein Nebenprodukt der Beratung – vollständig, begründet und jederzeit auffindbar.
Manuell vs. automatisch dokumentieren
| Manuell dokumentieren | Mit Upliso | |
|---|---|---|
| Zeit pro Beratung | 15–30 Min. Nacharbeit | Entwurf prüfen & freigeben – wenige Minuten |
| Vollständigkeit | abhängig von Erinnerung und Notizen | entsteht direkt im Gespräch |
| Ablage | Ordner, Dateien, Insellösungen | revisionssicher in der Kundenakte |
| Auffindbarkeit im Haftungsfall | oft mühsam | in Sekunden abrufbar |
Häufige Fragen
Ist ein Beratungsprotokoll Pflicht?
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Ja. Nach §§ 61, 62 VVG müssen Versicherungsvermittler jede Beratung dokumentieren und dem Kunden vor Vertragsschluss übermitteln – unabhängig davon, ob ein Vertrag zustande kommt.
Kann der Kunde auf Beratung und Dokumentation verzichten?
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Ja, aber nur durch eine gesonderte schriftliche Erklärung, in der auf die Nachteile hingewiesen wird (§ 61 Abs. 2 VVG). Für den Vermittler ist der Verzicht riskant – im Streitfall fehlt das wichtigste Beweismittel.
Wie lange sollte ich Beratungsprotokolle aufbewahren?
+
Eine einheitliche gesetzliche Frist gibt es nicht. Wegen der Verjährungsfristen von Schadensersatzansprüchen empfiehlt sich eine revisionssichere Aufbewahrung von mindestens fünf, besser zehn Jahren.
Gilt die Dokumentationspflicht auch bei telefonischer Beratung?
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Ja. Auch telefonische oder Video-Beratungen müssen dokumentiert und dem Kunden in Textform übermittelt werden – die Form des Gesprächs ändert nichts an der Pflicht.
